Nie masz czasem wrażenia, że w pracy ciągle tylko gasisz pożary, a rzeczy istotne Ci umykają? Nie czujesz się zmęczony i przytłoczony, a na myśl o poniedziałku chcesz wyskoczyć przez okno? Czy Twoja skrzynka e-mail pęka w szwach i dawno straciłeś nad nią kontrolę? David Allen w swojej książce „Getting things done” pokazuje jak cieszyć się życiem pełnym bezstresowej efektywności i jak zostać mistrzem samoorganizacji i zarządzania sobą w czasie. A wszystko to sprowadza się do 5 kroków opisanych poniżej. Zobacz w jaki sposób ja zorganizowała swoje życie.
GROMADZENIE
Pierwszy krok to proces zbierania i zapisywania istotnych informacji, które do nas docierają różnymi kanałami: wiadomości e-mai, notatki ze spotkań, cytaty z książek, pomysły, rzeczy do zrobienia itp. Istotną rzeczą jest wybranie jednego miejsca, w którym będziemy docierające do nas informacje gromadzić.
I tu już wszystko zależy od preferencji – ja korzystam z dwóch narzędzi: jedno analogowe, drugie cyfrowe. W papierowym planerze zapisuję długoterminowe, duże cele do osiągnięcia. Planuję je w ujęciu rocznym i miesięcznym. Tam też robię notatki z webinarów i szkoleń.
Natomiast nie potrafię wyobrazić sobie życia bez Google Keep – tam lądują wszystkie ciekawe artykuły, linki, memy, cytaty itp. Uwielbiam podział na kategorie (etykiety), dzięki któremu jestem w stanie bardzo szybko przefiltrować dane.
ANALIZOWANIE
Jak już mamy system do gromadzenia spraw, to kolejnym krokiem jest ich analiza, czyli przetworzenie każdej sprawy w celu określenie, co należy z nią zrobić. I tu postępujemy wg schematu:
- określenie: co to jest?
- decyzja: czy to wymaga działania?
- jeśli nie to wyrzucamy do kosza, archiwizujemy albo dokładamy „kiedyś”
- jeśli tak to robimy to natychmiast, delegujemy albo planujemy
I tu genialna jest zasada „dwóch minut”, którą stosuję od lat – jeżeli możesz tą sprawę załatwić w ciągu 2 minut, zrób to od razu.
PORZĄDKOWANIE
W tym kroku budujemy swój własny system samoorganizacji, dzięki któremu sprawy trafiają w odpowiednie miejsca czyli do:
- kalendarza
- listy rzeczy „do zrobienia”
- konkretnych projektów
Ten etap jest niezwykle istotny bo to właśnie tutaj budujemy swój zewnętrzny mózg i to tutaj uczymy się zarządzania sobą w czasie. Ja nawet mam nie jeden, a kilka „zewnętrznych mózgów”. Moim głównym sterem jest Asana – tutaj lądują wszystkie bieżące sprawy i rzeczy do zrobienia, ale też tutaj mam rozplanowane swoje projekty. Nie muszę się martwić, że o czymś zapomnę – Asana da mi znać i „powie” co istotnego jest do zrobienia w kolejnym dniu, tygodniu, miesiącu.
PRZEGLĄD
Jak już mamy swój system i wydaje nam się, że osiągnęliśmy „level pro” w samoorganizacji to teraz kluczowe jest zapanowanie nad nim, zanim ten system zapanuje nad nami. Regularne przeglądy w postaci spotkań 1:1 sami ze sobą zagwarantuje nam, że będziemy mieć czas na przyjrzeniu się samemu sobie i dokonanie zmian.
W mojej rutynie są następujące punkty:
- przegląd celów rocznych raz na kwartał
- przegląd i planowanie dużych zadań raz w miesiącu
- planowanie (lub eliminacja) priorytetów na każdy tydzień
- analiza kalendarza na dany dzień/tydzień i zaplanowanie w nim pracy własnej
DZIAŁANIE
Piąty krok zakłada nic innego jak podejmowanie konkretnych działań w celu ukończenia pracy. Taką decyzję o działaniu podejmujemy na podstawie tego, gdzie jesteśmy w danym momencie oraz ile czasu i energii mamy.
I tutaj fajnie jest wybrać skuteczny dla siebie system pracy: praca w blokach tematycznych, technika „pomodoro” budowanie nawyków, coś co się nam sprawdzi. U mnie to zależy od kategorii. Na przykład, przy celach sportowych świetnie mi się sprawdza budowanie nawyków, a bieżącą pracę lubię wykonywać w blokach tematycznych, skupiając się na priorytetach na dany czas.
W natłoku zadań, newsów, e-maili i bombardujących nas wiadomości z mediów społecznościowych, efektywność stała się kluczową umiejętnością. Dzięki skutecznej metodzie samoorganizacji mamy pewność, że regularnie odfiltrowujemy śmieciowe sprawy i skupiamy się na tych ważnych. Ale w mojej ocenie kluczowa jest inna wartość – umiejętność zarządzanie sobą w czasie dała mi poczucie kontroli, spokoju i odzyskałam dzięki niej godziny na czas dla siebie.
Jeśli chcesz być na bieżąco z takimi nowinkami obserwuj mnie na Instagramie.
