Naprawdę, ja już trochę tych programów widziałam i niewiele jest mnie w stanie zaskoczyć. Różne widoki harmonogramu (lista, tablica, kalendarz)? Znam. Możliwość komentowania i dodawania załączników? Znam. Wyskakujący jednorożec po odhaczeniu zadania? Widziałam. Tym bardziej byłam zaskoczona jak odkryłam, że FlexiProject to bardzo wielostronny program do zarządzania projektami i portfelami. W firmie “Pani od projektów” testowaliśmy ten program przez miesiąc, realizując nasze projekty. Narzędzie okazało się niezwykle skuteczne, wspierając nasze działania na wielu etapach realizacji projektu. Ja bym je podsumowała jednym słowem: KOMPLEKSOWOŚĆ.
Zastosowanie FlexiProject
Planowanie i Harmonogramowanie
FlexiProject umożliwia szczegółowe planowanie zadań i terminów przy użyciu wykresu Gantta. To ważna rzecz dla kierowników PMO i zespołów PMO, którzy zarządzają wieloma projektami jednocześnie. Harmonogramy są przejrzyste i łatwe do modyfikacji, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu.
Zarządzanie Ryzykiem
Funkcjonalność zarządzania ryzykiem pozwala na identyfikowanie i analizowanie potencjalnych zagrożeń. Przypisanie odpowiedzialności za konkretne ryzyka sprawia, że zarządzanie staje się bardziej przewidywalne i efektywne.
Budżetowanie
FlexiProject oferuje rozbudowane narzędzie do zarządzania budżetem, które umożliwia szczegółowe planowanie kosztów, a także monitorowanie odchyleń oraz tworzenie prognoz finansowych. To naprawdę nieocenione wsparcie dla średnich i dużych firm, gdzie precyzja finansowa jest niezwykle ważna. Taki program do zarządzania projektami i portfelami dodatkowo ułatwia kontrolę finansową.
Raportowanie i Komunikacja
Automatyzacja raportów i wbudowany czat ułatwiają komunikację w zespole i z klientami. Cykliczne raporty umożliwiają śledzenie postępów i szybkie reagowanie na wszelkie zmiany. W konsekwencji to rozwiązanie zwiększa transparentność i profesjonalizm w zarządzaniu projektami i portfelami.
Co mi się szczególnie podobało? Moje TOP 10!
1. Szybki import z Excela i MS Project
Jeśli macie już wiele projektów rozpisanych w Excelu lub w innym narzędziu i myślicie, że trzeba będzie to ręcznie przepisywać, to nic bardziej mylnego. FlexiProject szybko przeniesie projekty (nawet te, które mają kilkaset zadań) kilkoma kliknięciami. I wcale nie trzeba tworzyć plików CSV – import jest możliwy bezpośrednio z Excela i MS Project’a.
2. Możliwość samodzielnego dostosowywania wielu pół
Spotkałam się z tym, że każde zmiany w programach do zarzadzania projektami wiążą się z koniecznością prac programistycznych, na które oczywiście się czeka, a często za nie płaci (jeśli wykonuje to firma zewnętrzna). FlexiProject daje możliwość własnej „cutomizacji” i na przykład można samemu określać nazwy działów, albo nazwy kategorii budżetowych. Ej! Może dlatego narzędzie nazywa się „flexi”?
3. Powiązanie zadań
Często dzisiejsze programy do zarządzania projektami i portfelami są dużo bardziej dostosowane do projektów zwinnych i brak w nich funkcjonalności układania zależności między zadaniami. A jak to pomaga! Jedno zadanie się opóźnia i w konsekwencji jego przesuniecie wpływa na wszystkie powiązane – nie musisz nic ręcznie przesuwać! Co więcej, system o tym przypomina, gdy chce się odhaczyć jedno z zadań powiązanych.
4. Harmonogram w formie tablicy – dostosowanie pod potrzeby
To jest genialne! Potrzebujesz widoku wg statusu wykonania? Proszę bardzo! A może wolisz widzieć, ile zadań jest zaplanowanych per dział. Nie ma problemu! We FlexiProject szybko zmienisz widok tablicy tak by widzieć to czego akurat potrzebujesz. To z pewnością da Ci znacznie lepszy obraz statusu projektu.
5. Widok całego portfela
Tę funkcjonalność bez wątpienia pokochają sponsorzy projektu i dyrektorzy działów. Wreszcie możesz z łatwością grupować swoje projekty w portfele i mieć dostęp do statusu całego portfela. Monitorujesz progres wszystkich projektów na jednym widoku i szybko możesz zidentyfikować problematyczne projekty.
6. Scoring dla projektów
Niezastąpiona funkcjonalność, jeśli zarządzasz portfelem projektów i masz problem z obiektywną oceną ich priorytetów. Narzędzie FlexiProject daje możliwość własnej konfiguracji – ustalasz kryteria i pytania do „scoringu”. Następnie wyznaczasz osoby, które ocenę projektu powinny wykonać (wiadomo, że oceny mogą być różne w zależności od tego czy robi ją kierownik projektu, czy na przykład dyrektor finansowy). Koniec z dyskusjami czy dany projekt ma priorytet 1 czy może 2! Teraz robi to za Ciebie FlexiProject!
7. Standaryzacja Projektów
Możliwość tworzenia szablonów projektowych ułatwia planowanie powtarzalnych projektów, co przyspiesza i usprawnia procesy zarządzania. Jak mi się to przydaje! W mojej firmie wielokrotnie prowadzę dość powtarzalne projekty. W narzędziu FlexiProject po prostu klonuje projekt albo tworzę na jego podstawie szablon i już mam gotową strukturę pod nowy projekt.
8. Kompleksowość
Karta projektu, harmonogram, budżet, ryzyka, zasoby, „scoring” projektów, a nawet rejestracja czasu pracy! Kompleksowość – to zdecydowanie wyróżnia FlexiProject, a w konsekwencji używasz jednego programu do wielu kwestii.
9. Polskie narzędzie
Ha! To jest dopiero niedoceniana wartość programu do zarządzania projektami i portfelami! Masz problem? Nie wiesz, jak coś działa? Po prostu sprawdzasz w szczegółowej instrukcji dostępnej w języku polskim! W konsekwencji nie musisz szukać rozwiązania na YT, czy w jakiś forach internetowych. Polski zespół FlexiProject jest dla Ciebie i chętnie Ci pomoże z każdym wyzwaniem
10 . Intuicyjność
Na zakończenie coś odkryłam już po zakończeniu testów. Otóż, w czasie testowania narzędzia FlexiProject spisywałam sobie różne punkty i niewiadome, które chciałam wyjaśnić z ekspertem od narzędzia. I zgadnijcie co! W czasie używanie narzędzia po kolei usuwałam te punkty, bo sama znajdywałam rozwiązanie!
Efekty Wdrożenia
Zwiększenie Efektywności
Dzięki FlexiProject, nasza efektywność w realizacji projektów znacząco wzrosła. Niewątpliwie automatyzacja wielu procesów oraz intuicyjny interfejs zaoszczędziły nam cenny czas.
Lepsza Kontrola nad Projektem
Program do zarządzania projektami i portfelami, jakim jest FlexiProject, zapewnia pełną kontrolę nad harmonogramem, ryzykami i budżetem. Ostrzeżenia na harmonogramie pozwalają na szybką reakcję w razie problemów.
Profesjonalne Raportowanie
Automatyczne raporty są czytelne i zawierają aktualne dane, co bezsprzecznie usprawnia komunikację z klientem i wewnętrzne przeglądy projektowe. To kluczowe dla kierowników PMO i zespołów PMO, którzy muszą regularnie raportować postępy projektów.
Podsumowanie
FlexiProject to wszechstronny program do zarządzania projektami i portfelami, który znacząco poprawia efektywność i kontrolę nad realizacją projektów. Dzięki kompleksowym funkcjom, narzędzie to jest idealnym wyborem z jednej strony dla średnich i dużych firm oraz zespołów PMO, które dążą do optymalizacji swoich procesów projektowych.
Aby dowiedzieć się więcej o FlexiProject, koniecznie odwiedź ich stronę: FlexiProject.
Po więcej inspiracji projektowych zapraszam także na mój BLOG albo INSTAGRAM
