Właściwie to po co w firmie zarządzanie projektami? Czy biuro projektów jest czymś czego potrzebujesz? Sprawdź czy któraś z sytuacji poniżej brzmi znajomo.
- Nie wiesz jakie projekty są w firmie. Wiele osób twierdzi, że robi jakiś projekt, ale firma straciła kontrolę co chcemy robić , a czego nie.
- Projekty się opóźniają. Odkryłeś niedawno, że jeden z zespołów wdraża system już od 2 lat mimo, że doskonale pamiętasz jaką dużą rangę daliście temu projektowi przy starcie.
- Ludzie ciągle narzekają, że: A. jest za dużo projektów B. jest za mało ludzi do ich realizacji C. nie maja pojęcia który projekt jest ważniejszy i „w co włożyć ręce”.
Jeśli powyższe problemy to “story of your life” ten artykuł jest dla Ciebie i to co może Ci pomóc to wdrożenie w Twojej firmie jednostki zarządzającej projektami. Na początek może to być jedna osoba, która opracuje proces zgodnie z poniższymi krokami.
KROK 1 – ZAPYTAJ: PO CO TO ZARZĄDZNIE PROJEKTAMI?
To jest pytanie o to jaką rolę ma pełnić jednostka zarządzająca projektami i jakie będą główne zalety jej istnienia. Bo mogą być różne:
- kontrola przebiegu projektów
- dostęp do rzetelnych informacji na temat projektów
- optymalizacja portfela projektów: priorytetyzacja i czyszczenie z projektów zbędnych tak by skupić się na tym co ważne
- tworzenie metod i standardów zarządzania projektami
- rozwijanie kompetencji kierowników projektów
- prowadzenie analiz dotyczących realizacji projektów
- zapewnienie realizacji strategii firmy
Dlatego też, polecam zadać pytanie o rolę przede wszystkim zarządzającym, ale też tym, którzy w projektach będą uczestniczyć. Oczywiście, że można założyć, że biuro projektów będzie pełnić wszystkie powyższe role, ale analiza wyników pozwoli skupić się na najważniejszej. I idąc za sloganem „first things first”, ważnym aspektem jest to, żeby zacząć od funkcji najbardziej potrzebnej.
KROK 2 – ZBIERZ DANE
Zorientuj się:
- Jakie projekty są prowadzone w firmie?
- Kto je koordynuje, a kto jest sponsorem?
- Kiedy się zaczęły i kiedy planowane jest ich zakończenie? Czy są opóźnione?
- Jak ważne są dla firmy? Nadaj wstępna wagę powiedzmy od 1-4 (gdzie 1 to projekt strategiczny, a 4 to najmniej ważny).
- Jaka jest ich złożoność|? Tu też spróbuj opracować skalę uwzględniając to czy są innowacyjne, czy wymagają współpracy z dostawcami, czy mają powiązania z kwestiami prawnymi, ile osób angażują.
- Jaki jest ich koszt?
Z pewnością to są najbardziej podstawowe informacje, od których zaczniesz budować portfolio projektów. Sam się zorientujesz, że w czasie zbieranie tych danych zauważysz, że część projektów stoi w miejscu i nikt się nimi nie zajmuje. Część projektów nie ma sponsora. Część jest mocno opóźniona. Masz już więc podstawy do działań optymalizacyjnych, ponieważ często pierwszym krokiem jest właśnie czyszczenie portfolio z tych projektów „zombie”, z którymi nic się nie dzieje, a być może straciły już zasadność biznesową. W rezultacie o to właśnie chodzi w zarządzaniu projektami żeby robić coś z sensem i coś co przynosi wartość.
KROK 3 – OPRACUJ PROCES
Niewątpliwie dobra wiadomość jest taka, że nie musisz wymyślać koła na nowo. Materiałów na temat tego jak powinien wyglądać proces zarządzanie projektami jest sporo. W prostych słowach chodzi o zdefiniowanie kolejnych faz od powstania pomysłu na projekt po jego zakończenie. Istotnym punktem jest to, by określić warunki na jakich można przejść z jednej fazy do drugiej. W rezultacie powstaną swego rodzaju check listy co trzeba zrobić by przejść do kolejnej fazy. Na przykład fazę PRZYGOTOWANIE kończymy kartą projektu. To jasno określa, że jeśli karta projektu nie jest gotowa i zatwierdzona przez sponsora, nie możemy oficjalnie rozpocząć projektu i przejść do fazy PLANOWANIE.
KROK 4 – POKAŻ DANE I ROZWIĄŻ JEDEN PROBLEM
Masz już listę projektów z podstawowymi danymi? Opracowałeś proces realizacji projektu? I to jest ten moment gdzie prezes zarządu zapyta: i co z tego? Ważne teraz jest udowodnienie jakie zalety idą za wdrożeniem zarządzania projektami.
Bez wątpienia pierwszą podstawową zaletą jest transparentność. Jesteś teraz w stanie pokazać jakimi projektami firma się zajmuje i na jakim są etapie. W rezultacie nie trzeba już dzwonić do pana XYZ i pytać: „Ej! Co tam z tym projektem?” Co ważne teraz wszystkie niezbędne dane są w centralnej jednostce. I nawet jeśli jutro trafisz szóstkę w lotto, w Twojej firmie informacje na temat projektów będą dostępne i ktoś z duża łatwością będzie w stanie odnaleźć się w projektowym świecie.
Drugą ważną rzeczą jest rozwiązanie jakiegoś prostego problemu. Rozmawiałeś wcześniej z ludźmi i masz już zapewne obraz tego co działa, a co nie. Problemy i rozwiązania mogą być różne. Być może w firmie nikt nie rozumie co to jest projekt i warto po prostu nadać mu definicję? A może nikt nie wie na jakim etapie są projekty i wystarczy je ułożyć na prostej tablicy kanbanowej?
KROK 5 – KORYGUJ I BĄDŹ ELASTYCZNY
Jak to mówią: „Last but not least”. Bo czymże byłoby zarządzanie projektami bez procesu ciągłego doskonalenia? Reasumując, w ramach procesu powinieneś mieć czas na podsumowanie tego co się zdarzyło, określenie błędów i planów naprawczych. I co ważne: nie upieraj się. Jeśli nikt nie korzysta z wprowadzonej przez Ciebie platformy zadaniowej zadaj sobie i ludziom pytanie „dlaczego?” i popraw dopasowując się do oczekiwań. A jeśli jest sytuacja odwrotna i nastąpiła klęska urodzaju, ktoś co chwilę coś od ciebie chce to polecam mój artykuł o zarządzaniu małpkami.
Chcesz wiedzieć więcej o zarządzaniu projektami? Zapraszam na mój INSTAGRAM
