Proces zarządzania projektami dzieli się na pięć kluczowych faz: inicjację, planowanie, realizację, monitorowanie oraz zakończenie. Te fazy stanowią strukturę działania, która umożliwia menedżerowi projektu i jego zespołowi skuteczne prowadzenie nawet najbardziej złożonych projektów.
Poznajmy Martę, która kieruje działem księgowości w swojej firmie. Przed nią stoi wyzwanie przedefiniowania procesu obiegu faktur oraz wdrożenie elektronicznego obiegu. Większość osób, tak jak Marta, myśli o projektach tylko w kategoriach początku i końca, ale cykl życia projektu jest znacznie bardziej złożony. To podobne do pieczenia ciasta – nie można przeskoczyć od razu do smakowitego efektu. Trzeba zrobić zakupy, przygotować składniki, wymieszać je i sprawdzić ich smak.
Cykl życia projektu to uporządkowane etapy, które prowadzą od pomysłu do efektywnego zakończenia. Zrozumienie tych faz pozwala na dokładniejsze planowanie, realistyczne oszacowanie czasu oraz bardziej strategiczne podejście do projektów.
Podejrzyjmy cykl życia projektu na przykładzie Marty i jej zespołu:
Faza 1: Inicjacja projektu
Inicjacja to kluczowy moment przed rozpoczęciem projektu. Marta i jej zespół definiują ogólne cele i wartość projektu. Określają m.in. uzasadnienie biznesowe, korzyści, główne rezultaty oraz wskaźniki sukcesu. Dzięki temu zespół wie, czy projekt jest wykonalny i opłacalny. W przypadku projektu Marty niewątpliwą wartością będzie oszczędność czasu przy wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur.
Faza 2: Planowanie projektu
Następnie Marta przechodzi do planowania. To kolejny krok w procesie zarządzania projektami. Marta tworzy dokładny plan działania, który obejmuje cele, wskaźniki wydajności, zakres, budżet, ryzyka i zadania. Planowanie to kluczowe, ponieważ zapobiega niedoprecyzowanym celom czy niedoszacowaniu czasu. Ważne, by w proces planowania zaangażować cały zespół – niech oni sami wskażą istotne zadania i oszacują czas trwania. To działa motywująco i angażując.
Faza 3: Realizacja projektu
W trakcie realizacji, Marta i jej zespół wykonują zaplanowane zadania. Tworzą procesy, procedury, nagrywają filmy instruktażowe i tworzą cyfrowy produkt dla pracowników. Zapewne odbywa się to pary udziale zewnętrznego dostawcy, który dostarczy odpowiednie oprogramowanie. To etap największej pracy, ale także największej satysfakcji.
Faza 4: Monitorowanie projektu
Podobnie jak przy pieczeniu ciasta, projekt trzeba stale obserwować. Marta i jej zespół regularnie oceniają postęp projektu, śledząc terminy, unikając wykraczania poza zakres oraz dostosowując się do nowych wyzwań. To pozwala na bieżąco reagować na zmiany.
Faza 5: Zakończenie projektu
Po skończeniu pracy nad projektem, nie można zapomnieć o zakończeniu. Marta i jej zespół przeprowadzają analizę retrospektywną, tworzą raport końcowy i przechowują dokumentację w bezpiecznym miejscu. To zamyka projekt z pozytywnym podsumowaniem.
Współczesne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana. Trello, czy Jira, pomagają w realizacji cyklu życia projektu i usprawniają proces zarządzania projektami. Ułatwiają monitorowanie, tworzenie planów i zarządzanie zadaniami, co zwiększa skuteczność projektów.
Podsumowując, skuteczne zarządzanie projektem to przemyślany proces składający się z pięciu faz. Marta i jej zespół, poprzez odpowiednie inicjowanie, planowanie, realizowanie, monitorowanie i zakończenie projektu, osiągają sukces, który przypomina smakowite ciasto – doskonały w każdym detalu.
Zerknij na moją ofertę – tam znajdziesz szkolenia, które pomogą Ci być efektywnym kierownikiem projektów. Swoją wiedzą dzielę się też na Instagramie – zapraszam!
