– Dlaczego w tym projekcie wszystko się posypało?
– A wiesz, dlatego że komunikacja zawiodła.
Słyszeliście kiedyś takie stwierdzenie? Ja jakieś miliard razy. No i wszystko byłoby ok gdybyśmy żyli w XIX wieku i do wymiany informacji używali gołębi pocztowych. Ale dzisiaj? Tyle narzędzi! Tyle sposobów! Dlaczego komunikacja w projekcie jest tak zawodna i często nieskuteczna?
Oto moje TOP 5 jak zapewnić skuteczną komunikację w projekcie:
1. NAJPIERW SŁUCHAJ, POTEM MÓW
Tylko słuchaj skutecznie! Zadawaj pytania. Tylko nie „Na kiedy?” W zamian dopytuj: „Jaki będzie Twój następny krok?” „Jak zamierzasz tą pracę podzielić?” „Jaki masz plan na jutro?” Ważne też jest by dać ludziom przedstawić swój punkt widzenia. Serio, nie zawsze Twój jest najlepszy i najważniejszy. Też mnie to nieraz zaskoczyło i mocno ubodło moje ego.
2. WYRAŻAJ SIĘ JASNO
Przede wszystkim odpowiedni kanał:
- CZAT – do szybkich i pilnych odpowiedzi,
- MAIL – gdy trzeba coś wyjaśnić szczególnie gdy musisz posłużyć się dodatkowym materiałem,
- TELEFON – gdy potrzebujesz coś przedyskutować lub potrzebujesz szybkiej odpowiedzi.
A całą komunikację w projekcie przesuń na wspólną, dostępną dla całego zespołu platformę typu Trello, Asana, Teams itp. Bądź też konsekwentny i naucz zespół, że najważniejsza komunikacja w projekcie jest właśnie tam.
3. WYJAŚNIAJ „DLACZEGO?” i „PO CO?”
Nic tak nie demotywuje jak robienie zadań, które wydają się bez sensu. Po co ten raport? Po co ta prezentacja? Niezwykle istotne jest wytłumaczenie:
- DLACZEGO? – czyli jaka jest przyczyna, że się tym zajmujemy? Co się wydarzyło w przeszłości?
- PO CO? – czyli jaki jest cel naszego działania. Co ma się wydarzyć w przyszłości?
4. PYTAJ JAK NIE ROZUMIESZ
Nie do końca się zgadzam, że nie ma głupich pytań (nie raz takie słyszałam niestety), ale też dużo lepiej wyjść na głupka zadając pytanie niż później robiąc coś od czapy. Bądź ciekawy, dopytuj. Niech w komunikacji w projekcie przyświeca Ci zasada: Lepsze głupie pytanie niż głupie rozwiązanie.
5. BUDUJ RELACJE
Bo to nie o to chodzi żeby wszystko wiedzieć, ale żeby wiedzieć kogo zapytać. Nigdy nie wiesz kiedy będziesz potrzebował porady księgowej, pomocy budowlańca czy kontaktu w samorządzie. Buduj sobie sieć kontaktów na uczelni, w firmie, w social mediach. Pamiętaj, że Twoją wartością nie jest tylko to co umiesz i co wiesz, ale też kogo znasz oraz kto Ciebie zna.
Na koniec zastanów się czy kierownik projektu na pewno powinien zadbać o to by wszyscy o wszystkim wiedzieli. Otóż nie! Obecnie cierpimy na nadmiar komunikacji. Z tego powodu najcenniejszą umiejętnością kierownika projektu stała się po pierwsze, umiejętność przesiewania i ograniczania komunikacji, a po drugie wyboru odpowiednich narzędzi do komunikacji.
A najlepiej całą komunikację dobrać do typu projektu. Poczytaj o typach projektów w moim artykule smaczne projekty
Zapraszam też na mój profil na INSTAGRAMIE
