66% projektów nie jest dostarczona na czas.* Po co więc w ogóle planować skoro i tak jest to skazane jest to na porażkę? Czy planowanie projektu ma w ogóle sens? Co zrobić żeby planować dobrze? A no, najlepiej nie popełniaj tych 5 błędów w planowaniu projektu.
1. Nie bierzesz pod uwagę jaki to typ projektu
Może być tak, że projekt zwinny traktujesz jak kaskadowy i już na samym początku próbujesz zrobić cały harmonogram projektu. To bez sensu! Po pierwsze, spędzisz na nim masę czasu, a sam harmonogram ulegnie zmianie. A po drugie, to łamiesz tu podstawową zasadę z bycia zwinnym czyli z Manifestu Agile z 2001 czyli „reagowanie na zmiany jest ważniejsze niż plan”. Dlatego też, warto na początku poświęcić chwilę na zastanowienie: jaki to typ projektu i co przyniesie większą wartość? Czy masz jasny zakres i możesz go całkowicie zaplanować – wtedy działasz kaskadowo. Czy też może bardziej efektywnie będzie zaplanować tylko pierwszy etap, a później na bieżąco korygować Twój plan – wtedy planujesz zwinnie.
2. Robisz sam harmonogram bez zespołu i klienta
No właśnie. Zamykasz się w swojej jaskini, odpalasz MS Project i tworzysz piękny wykres Gantta z 184 wierszami. Klient jest zachwycony. Klient kocha Gantty. I klient do takiego Gantta bardzo się przywiąże i za jakiś czas do niego wróci z pytaniem: „Hej! Przecież to miało się skończyć miesiąc temu?” Zespół zdziwi się razem z klientem. Bo oni tego planu nigdy nie widzieli. I nigdy tych dat nie potwierdzili. No i zgadnij: kto jest winny? Wiadomo – kierownik projektu! A przecież rolą kierownika projektu nie jest tylko samo planowanie, ale przede wszystkim angażowanie zespołu we wszystkie czynności. Czyli samo planowanie też. Pamiętaj, że takie zaangażowanie zespołu do planowania zwiększa ich odpowiedzialność za terminy. Zadbaj też o dobrą komunikację w projekcie bo to istotna część zwiększająca efektywność.
3. Nie robisz przeglądu i nie poprawiasz
I to jest głównie przypadłość (i powiem szczerze – grzech!) metody kaskadowej. W niej bowiem cały wysiłek na planowanie był skupiony na starcie projektu. Jest na to nawet cała faza: planowanie. Natomiast zwinne zarządzanie wskazało, że ważniejsze niż plan na początku jest adaptowanie się do zmian. Dlatego też, w podejściu zwinnym planuje się dużo częściej, bo po każdym „sprincie” (czyli małej fazie w projekcie dostarczającej jakąś wartość).
Ale nie tylko to. Bo tu istotne jest takie spojrzenie w tył, co się zadziało, co poszło dobrze, co poszło źle. Ponieważ chodzi o to, żeby zweryfikować sposób działania Twojego zespołu i sprawdzić jak jesteście efektywni. Wtedy po pierwsze, poprawiacie błędy, a po drugie wzmacniacie mocne strony. I też, im częściej planujesz, tym też ten Twój plan jest doskonalszy.
4. Lekceważysz świat zewnętrzny
Ani Ty nie żyjesz w pustce, ani Twój zespół, ani tym bardziej Twój klient nie poświęca 100% na Twój projekt. W firmie najczęściej jest otwartych wiele projektów, z różnym priorytetem, z różnym stopniem trudności i po prostu nie da się zrobić wszystkiego na raz. Więc tworząc swój plan projektu nie możesz patrzeć tylko na „swoje podwórko”. Zbadaj sprawę i zapytaj zespół nad czym jeszcze pracują. W jaki sposób to może wpłynąć na Twój projekt? Ponieważ możesz stworzyć najlepszy harmonogram na świecie, który można będzie wyrzucić do kosza gdy zderzy się z „go live” innego projektu, o którym nie miałeś pojęcia.
Podobnie zadziałaj z klientem. Zapytaj jakie ma plany, czym innym jeszcze się zajmuje, a może ma zaplanowane jakieś wyjazdy czy szkolenia? Warto to wziąć pod uwagę przy planowaniu projektu.
5. Ignorujesz poziom kompetencji zespołu
Założenie, że wszyscy są tak samo skrupulatni, terminowi i zorganizowani zgubiło nie jednego kierownika projektu. Otóż, nie są. I też poziomy kompetencji w zespole są różne. Nawet to samo zadanie może mieć różny czas realizacji jeśli skierujesz go do juniora czy seniora. Zastanów się zatem czy Ty te poziomy kompetencji znasz. Czy czasem nie wrzucasz wszystkich do jednego worka? I czy zlecanie zadań nie wygląda jak na tym obrazku:
Dwight Eisenhower, były prezydent USA, powiedział: „Plan jest niczym, planowanie jest wszystkim”. Bo przecież w dzisiejszym zwinnym i dynamicznym świecie trudno o idealny plan, który zrobisz na początku projektu i on zawsze będzie aktualny. To bardziej zmienność jest rzeczą pewną. Wiadomo, że Twój harmonogram trzeba będziesz korygować i dostosować. Dlatego też nie sam plan, ale właśnie planowanie jest ważne, bo robisz to ciągle, żeby zweryfikować czy nadal podążasz w dobrym kierunku.
