Pamiętam taki jeden projekt. Było to wdrożenie jakiegoś wewnętrznego portalu w firmie. Wydawało się, że to bardzo prosta rzecz. Kolega prowadził go już drugi rok. I w sumie nikt nie wiedział jaki jest budżet projektu i czy jest przekroczony.
Ale wiecie co było najdziwniejsze? Że w sumie nikomu to nie przeszkadzało. I często słyszałam:
„To jest projekt wewnętrzny. Nie zatrudniamy do niego żadnego dostawcy. Robimy po taniości”
„Robią go nasi ludzie – to nas nic ekstra nie kosztuje.”
„Budżet projektu to 0 zł. Przecież nie przychodzą żadne faktury.”
Serio? To jest za darmo?
Co budżet projektu powinien zawierać?
Robiąc budżet projektu musisz pamiętać o tym żeby wziąć pod uwagę ludzi wewnątrz organizacji, ich stawki godzinowe i czas poświęcony na projekt.
W ten sposób powstaje:
- budżet zewnętrzny – koszty firm i partnerów
- budżet wewnętrzny – koszty ludzi w organizacji
O czym jeszcze warto pamiętać?
Przede wszystkim warto na początku zrobić prognozę z klientem. Oczywiście to tylko prognoza i ulegnie ona zmianie, ale jest przynajmniej jakiś punkt odniesienia i plan. Nawet bardzo duże korporacje w standardzie mają comiesięczny monitoring finansowy. Ale niewątpliwie przy aktualizacji wykonania budżetu istotne jest też, by zerknąć na pierwotną prognozę – może coś się zmieniło? I na koniec istotne jest podsumowanie – prognoza vs wykonanie.
A jak sprawdzić czy projekt się opłaca?
Bez wątpienia najczęściej stosowanym wskaźnikiem do sprawdzenia rentowności projektu jest ROI (return on investment), czyli zwrot z inwestycji.
Na przykład…
Załóżmy, że prowadzimy kampanię przez 3 miesiące i wydajemy na nią 3 x 5 000 = 15 000 zł.
W tym czasie wygenerowaliśmy zysk ze sprzedaży 30 000 zł.
Aby obliczyć zysk netto, odejmujemy koszty marketingu od uzyskanego zysku:
30 000 – 15 000 = 15 000 zł.
Następnie obliczamy ROI:
15 000 zł / 15 000 zł x 100% = 100%
Możemy więc stwierdzić, że podwoiliśmy swoją inwestycję.
ROI jest na poziomie 100%, czyli inwestycja się zwróciła, a każda wydana złotówka przemieniła się w 2 zł.
A kiedy warto robić takie wyliczenie?
Niewątpliwie istotne jest sprawdzenie ROI zanim się w ogóle zdecydujemy, czy robimy ten projekt. Bo to może być moment gdzie stwierdzimy, że to przedsięwzięcie się po prostu nie opłaca.
Warto też policzyć ROI jakiś czas po zakończeniu prac projektowych (po wdrożeniu) żeby ocenić, czy to co szacowaliśmy faktycznie miało sens.
Po więcej inspiracji projektowych zapraszam na mój BLOG albo INSTAGRAM
